Validating Requirements

A large number of projects do not achieve their goals. Failure to properly validate requirements is one key reason why so many projects fail to succeed.

Gathering requirements is not an easy thing to do, it requires excellent interviewing skills, persistence and a fair amount of time. It also requires truly understanding the problem the project intends to solve, understanding what is needed and why is needed (in my personal opinion, the whys are too often not explored well enough).


Validating  requirements against project goals and objectives

Once we have the requirements projects need to implement a mechanism to effectively confirm that they are actually met. Validating requirements requires understanding:

• Business needs
• The problem being solved by the project
• The expected outcomes
• How the project is expected to solve the problem

In the IT area, Testing should be planned to validate this understanding, unfortunately this is not always the case. Sometimes, the testing planning team is not familiar enough with the Project Charter, with the business needs or the details of the problem being solved. Testing is typically oriented to validating requirements, but validating project goals and objectives is more than meeting requirements.


Techniques to validate requirements and measure project goals are met

There are some techniques that help us validate project goals and objectives:

• Use requirements traceability matrix: it is important to ensure every requirement points to at least one project objective and also make sure requirements are SMART (specific, measurable, achievable, realistic and time-bound)
• Develop methods for validating business requirements
• Include in the project budget the validation effort and the tools necessary for that
• Identify responsible individuals for measuring that project goals are met and that the problem has been solved

Validating meeting project goals and solving the business problem involves measurement beyond the project, part of the project work is building the tools and processes that ensure that validation can be successfully done. Tell me, have you ever worked in a project where you think  validating solving the business problem has been missed?

Intro to Analytics

In every industry, organizations are generating massive amounts of information. New technologies collect data better, faster and cheaper than ever before. Now, the question is how to obtain value from that information, value that help organizations become more profitable and productive

There are four types of business analytics capabilities that help us address different questions:

• Descriptive: What happened?
• Diagnostic: Why did it happen?
• Predictive: What is likely to happen?
• Prescriptive: What should I do about it?

Knowing what happened (reporting) and why it happened (diagnostic analytics) are no longer enough. Market leaders need to know what is happening now, but also what is likely to happen next and what actions they should take for optimal results.

Customers are being educated by e-commerce leaders like Amazon or user experience leaders like Apple and Google to expect a personalized experience in real time. As a result, customer expectations are rising quickly. Simply meeting these high expectations can be a major challenge for organizations that are not analytical.

Attracting and satisfying customers in a digital world requires significant investment in sophisticated big-data capabilities. It also requires connecting all your customer data and make sure that the data is high-quality; otherwise Analytics won't produce useful results. It may take time to collect enough high-quality data that can be used to create reliable predictive models.

Business analytics is about “anticipate and act”. Analytics is an "umbrella" term that encompasses data collection, statistics, data mining, predictive modeling, and decision sciences.

In the coming months I'm going to make it a priority for me to get further insight about this topic and I'll be sharing findings through this blog. Stay tuned!

Getting Agile with Scrum. Understanding Scrum

In traditional IT development projects it is typical to write a big spec up-front and then we resist changes and put people through a change control committee to keep them to the essential minimum. Change however is a certain thing in life. When software development projects have a significant amount of complexity, functional and technical, change is inevitable.  Agile development principles are particularly handy in these highly uncertain scenarios: project scope/functionality is not fixed; instead the timescale is. During that time requirements emerge and evolve as the product is developed. Of course for this to work, it’s imperative to have actively involved stakeholders who understand this concept and make the necessary trade-off decisions, trading existing scope for new scope.

There's a ton of materials out there about Agile development methodologies. One of the most utilized is Scrum.

If you are not yet familiar with the basic Scrum principles I highly recommend you check out Mike Cohn's  video channel in Youtube. Mike's communication style is very direct and easy to follow.

Here's one of his videos: Agile and the Seven Deadly Sins of Project Management, enjoy!

4 consejos para destacar como "project manager"

En un mundo laboral tan competitivo con el nuestro, la diferenciación y el éxito tienen mucho que ver con nuestras nuestras habilidades sociales y de comunicación.

Tras muchos años de trabajo con personas que no son españolas, especialmente americanos pero también otros europeos y asiáticos, estoy convencida de que en España deberíamos tomarnos mucho más en serio el promover un sistema educativo que potencie mucho más nuestras habilidades de comunicación y de trabajo en equipo desde nuestra infancia. Otros lo hacen, y les va mejor.

Recientemente tuve ocasión de ver unos vídeos de Erika Flora que ofrecen consejos muy prácticos sobre cómo destacar como profesional en el área de "Project Management". Me quedo con cuatro de ellos que me parecen muy útiles, y que a veces se nos pueden olvidar, sobre todo cuando el día a día se come toda nuestra energía. Vaya por delante que en realidad son de aplicación a todos los ámbitos profesionales

1. Mantén y haz crecer tu red de contactos

Por cierto, empieza hoy, no lo dejes para cuando tu proyecto esté acabando o tu empresa te comunique que ya no hay lugar en ella para tí.

Las personas con más éxito son aquellas que saben "conectar" con los demás: cuando demuestras interés por entender y ayudar a los demás consigues establecer esas conexiones con las personas que te posicionan mejor ante ellos que cualquier otro competidor.

2. Comparte tu conocimiento y amplíalo

¡Presume de lo que sabes! y, por supuesto, no dejes de seguir formándote.

Practica la comunicación escrita (empieza haciendo un blog :)) y hablada.

¿Ya has practicado? Pues practica más.

3. Contribuye, ayuda a los demás

Haz cada día algo por los demás de lo que te sientas orgulloso y anticípate: antes de que alguien solicite tu ayuda, ofrécela sin pedir nada a cambio.

4. Sé tú mismo

Recuerda siempre que eres un ser humano único e irrepetible, no imites a los demás, compórtate con naturalidad y sé tú mismo.

Como ves, son consejos sencillos, ¿o no lo son tánto?. ¿Tú que opinas?

Compartiendo experiencias como IT Project Manager

Muchos años trabajando con IT Project Manager merecen ser compartidos. Ésta es la primera vez que me lanzo a dejar un mensaje en mi blog. ¡Qué nervios!

Dedicaré esta entrada por tanto a presentarme y a indicar cuál será el contenido general de este blog.

Empezaré diciendo que una de mis actividades favoritas es la lectura, quizá por eso me da mucho respeto escribir algo yo misma. En los escasos ratos libres en los que me permito aparcar temporalmente mis obligaciones laborales y familiares y concederme un descanso, me dedico a devorar libros. Desde que mi marido me regaló un Kindle hace ya algún tiempo y decubrí lo fácil y rápido que resultaba adquirir libros electrónicos en Amazon,  mi Kindle y yo nos vemos todos los días y pasamos juntos ratos maravillosos.

Trabajando en IT

He desarrollado la mayor parte de mi vida profesional en el departamento de Sistemas de Información de una gran compañía dedicada a prestar servicios de Consultoría e Integración de Sistemas. A menudo hablamos sobre innovación y sobre cómo la tecnología mejora la vida de las personas. Para mí el Libro Electrónico es sin duda un ejemplo perfecto de tecnología al servicio de las personas, a mi servicio, al servicio de Olga Muñoz.

A pesar de trabajar en un departamento que implementa y desarrolla sistemas de información, confieso que no soy nada "techie". Lo que realmente me gusta y se me da bien hacer es gestionar los proyectos en todas sus dimensiones de alcance, coste, tiempo, riesgos, calidad, recursos humanos, etc., y, adicionalmente, participar activamente en la captura de requerimientos funcionales. Capturar, analizar y entender los requerimientos de negocio, y conseguir que se incorporen a las aplicaciones de forma adecuada, es para mi una actividad divertida y estimulante.

Cuando los proyectos consiguen su objetivo, y gracias a ellos el trabajo de las personas resulta más sencillo, más rápido y más eficiente, la satisfacción por el resultado obtenido compensa totalmente cualquier dificultad o mal rato por el que se haya pasado para conseguirlo.

Sin duda, las dificultades son muchas y lamentablemente son también muchos los proyectos que no consiguen sus objetivos. Este vídeo - que he tomado prestado de youtube - resume de forma divertida algunos de los principales motivos por los que los proyectos fracasan (aviso: está en inglés):

Como vemos en el vídeo, gestionar proyectos de tecnología o de cualquier otro tipo no resulta nada fácil. En mi opinión el éxito en la tarea tiene mucho de "ciencia" (técnicas y procesos que hay que conocer y aplicar) y de "arte" (¿experiencia?, ¿intuición?).

Algunas certificaciones, como la de Project Management Professional (PMP) otorgada por el Project Management Institute (PMI), sin duda ayudan con la parte de "ciencia". Yo misma estoy certificada y debo decir que recomiendo la inversión de tiempo y esfuerzo.

En este blog hablaré de temas relacionados con la gestón de proyectos de implantación de sistemas en entornos internacionales, cosas que en base a mi experiencia funcionan, cosas que me gustan y, también, cosas que no. También hablaré de mis lecturas, a veces en inglés, y a veces en castellano, según la inspiración del día

A todos mis lectores os animo a que hagáis comentarios y así compartir entre todos ideas y puntos de vista: es lo divertido de los blogs ¿no?